Abc dell'Associazionismo: Cosa è e come faccio?

Quali sono gli elementi per costituire una associazione?

E' sufficiente riunire in modo stabile un gruppo di persone (almeno 3) con uno scopo di natura ideale (e non economico) ben definito.

Come si costituisce in forma scritta una associazione?

Esistono diversi fac simili a seconda che l'associazione sia sportiva, ricreativa, culturale e di promozione sociale. Fac simile associazione ricreativa, culturale e di promozione sociale. Fac simile associazione sportiva dilettantistica.

Perchè è importante registrare un'associazione all'Agenzia delle Entrate?

La registrazione di una scrittura privata di una associazione non autenticata serve per evitare che un estraneo si appropri del nome e del simbolo dell'associazione. Le associazioni possono inoltre svolgere attività a pagamento verso i propri soci senza che tali attività siano considerate commerciali solo se lo statuto o atto costitutivo è redatto sotto forma di atto pubblico e/o scrittura privata autenticata e/o scrittura privata non autenticata ma registrata.

Cos’è l'attività istituzionale di una associazione?

E' lo scopo ideale dell'associazione che non deve essere in alcun modo un'attività economica.Non che l'attività economica non possa essere esercitata in alcun modo, ma non ne deve essere lo scopo principale (vedi Faq Cos'è considerata attività commerciale?) e può essere svolta solo se tratta di attività strumentali che l'associazione possa svolgere per perseguire lo scopo istituzionale.

Quali sono i libri sociali obbligatori per una associazione?

Nessuno. Le associazioni non sono obbligate a tenere i verbali né durante le assemblee né tantomeno durante le riunioni del Consiglio Direttivo. Anche se sarebbe una buona cosa farlo. Lo stesso si può dire anche per il registro dei soci e gli altri libri sociali e contabili. Le cose cambiano se: - l'associazione svolge attività commerciali, allora la disciplina è diversa a seconda del tipo di associazione e del volume dei proventi. - l'associazione svolge raccolte pubbliche occasionali di fondi tramite offerte libere o anche offerte di beni e servizi di modico valore Vedi la Faq: Quali sono gli obblighi contabili per chi effettua occasionalmente raccolte di fondi? Obblighi diversi per le Associazioni di Volontariato che devono invece: - possedere il registro degli "aderenti che prestano attività di volontariato" che deve essere numerato e bollato in ogni foglio da un notaio, da un segretario comunale o da un altro pubblico ufficiale abilitato (in esenzione totale dall'imposta di bollo), in cui l'associazione deve dichiarare nell'ultima pagina il numero di fogli, e deve riportare le generalità di ciascun volontario - possedere il registro delle entrate "con indicazione nominativa dei soggetti eroganti"

Che differenza c'è tra una scrittura privata e una scrittura pubblica?

Se la costituzione avviene sotto la supervisione di un notaio e l'atto viene registrato, essa ha pubblica fede ed è denominata atto pubblico, altrimenti è una scrittura in forma privata.
La scrittura privata, secondo il Codice Civile, vincola i firmatari e vale nei confronti di terzi fintanto che i firmatari riconoscono la propria firma. Per evitare scherzi da parte dei firmatari si ricorre all'atto pubblico, che prevede l’autenticità delle firme dal notaio (il quale autenticando le firme certifica anche la coerenza e la conformità dell'atto con la legge) e la registrazione.
La differenza materiale sta della differenza di costo, mentre la differenza sostanziale sta nel fatto che solo con un atto pubblico è possibile, in futuro, chiedere il riconoscimento e diventare quindi persona giuridica.

Quale è la differenza tra associazione riconosciuta e non riconosciuta?

Un'associazione può configurarsi sia come associazione riconosciuta (ai sensi degli artt. 12 - 35 del Codice Civile, e questa è anche una persona giuridica per il diritto privato) oppure come associazione non riconosciuta (ai sensi degli artt. 36 e seguenti del Codice Civile). La principale differenza è che mentre delle obbligazioni assunte da un'associazione riconosciuta risponde solo l'associazione con il proprio patrimonio, con esclusione di responsabilità per i singoli soci, per le obbligazioni assunte da un'associazione non riconosciuta il patrimonio dell'associazione risponde in solido con quello delle persone che hanno agito in nome e per conto dell'associazione. Pertanto i creditori di un'associazione non riconosciuta potranno pretendere l'intero credito indifferentemente dall'associazione o dal singolo socio che ha contratto l'obbligazione in nome e per conto dell'associazione.

Cosa si intende per associazione con personalità giuridica?

Una associazione può acquisire personalità giuridica, avendo un patrimonio ed essendo stata fondata tramite atto pubblico (vedi faq Che differenza c'è tra una scrittura privata e una scrittura pubblica) chiedendo il riconoscimento al prefetto della città della sede della associazione.

Come si registra un'associazione all'Agenzia delle Entrate?

Andare alla Agenzia delle Entrate di competenza con 2 copie, 2 marche da bollo da 16 euro (se il testo è di 4 pagine) e pagare l'imposta di registro. Una copia la tiene l'ufficio locale dell'Agenzia delle Entrate e l'altra, bollata e registrata, viene restituita all'associazione che la deve conservare per l'intera vita associativa.

Quali sono gli obblighi da espletare se cambia il presidente?

In un associazione non riconosciuta, dotata di codice fiscale, l'elezione di un nuovo Presidente deve essere comunicato all'ufficio locale dell'Agenzia delle Entrate, che provvede a modificare, senza alcuna spesa, i dati del legale inseriti nel codice fiscale. Occorre altresì fare la modifica anche tramite il Modello Eas e presentarlo, mediante intermediario abilitato, all'Agenzia delle Entrate.

Un socio ha il diritto di prendere visione dell'elenco dei soci?

Il presidente deve mettere a disposizione l'elenco dei soci a coloro che hanno diritto di conoscerli e, quindi, ai soci che lo chiedono. I soci sono contitolari del medesimo trattamento dei dati e tale contitolarità permette a ciascun socio la conoscenza dei dati personali trattati presso l'associazione. 
Si possono tuttavia individuare due limiti: i dati personali devono essere raccolti ed utilizzati coerentemente con l'obiettivo di raggiungere gli scopi istituzionali dell'associazione (quindi l'associazione non può trattare dati personali inutili a raggiungere lo scopo istituzionale), e in più il presidente deve offrire ai soci le opportune garanzie di riservatezza nei confronti degli estranei. 
Una associazione che rende sconosciuti, in tutto o in parte e anche reciprocamente, i propri soci, rischia di sconfinare nella categoria delle associazioni segrete ai sensi della legge n. 17 del 1982. 
Vedi anche il Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali.

Quali sono gli obblighi in materia di tutela della riservatezza dei dati personali?

Il Decreto legislativo n. 196 del 30 giugno 2003  "Codice in materia di protezione dei dati personali" disciplina il trattamento (raccolta, registrazione, conservazione, selezione, utilizzo, ecc.) di dati personali; tra i dati personali, la lett. d) c. 1 art. 4 del Codice individua come dati sensibili quelli che rivelano l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale. 

Per rispondere alle richieste del Codice l'associazione deve individuare tre figure: 

  • il titolare: è l'associazione, o nelle associazioni più anche le sezioni dell'associazione; 
  • il responsabile: è una figura ulteriore alla quale, nelle grandi associazioni, è affidata l'applicazione della disciplina in materia di privacy; 
  • l'incaricato del trattamento: è la persona autorizzata a compiere le operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile, designata per iscritto e alla quale si individua puntualmente l'ambito del trattamento. 

Il titolare del trattamento di dati sensibili o giudiziari deve acquisire, oltre che il consenso scritto dell'interessato, anche la previa autorizzazione del Garante. Il Garante ha finora approvato delle autorizzazioni generali, rinnovate ogni anno, con le quali sono autorizzati i trattamenti dei dati delle associazioni. 
Per quel che riguarda la sicurezza, i titolari di un trattamento di dati sensibili o giudiziari effettuato con strumenti elettronici deve redigere il "documento programmatico di sicurezza", entro il 31 marzo di ogni anno, contenente idonee informazioni riguardo: 

  • l'elenco dei trattamenti di dati personali; 
  • la distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell'ambito delle strutture preposte al trattamento dei dati; 
  • l'analisi dei rischi che incombono sui dati; 
  • le misure da adottare per garantire l'integrità e la disponibilità dei dati, nonché la protezione delle aree e dei locali, rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità; 
  • la descrizione dei criteri e delle modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a distruzione o danneggiamento di cui al successivo punto 23; 
  • la previsione di interventi formativi degli incaricati del trattamento, per renderli edotti dei rischi che incombono sui dati, delle misure disponibili per prevenire eventi dannosi, dei profili della disciplina sulla protezione dei dati personali più rilevanti in rapporto alle relative attività, delle responsabilità che ne derivano e delle modalità per aggiornarsi sulle misure minime adottate dal titolare; la formazione è programmata già al momento dell'ingresso in servizio, nonché in occasione di cambiamenti di mansioni, o di introduzione di nuovi significativi strumenti, rilevanti rispetto al trattamento di dati personali; 
  • la descrizione dei criteri da adottare per garantire l'adozione delle misure minime di sicurezza in caso di trattamenti di dati personali affidati, in conformità al codice, all'esterno della struttura del titolare; 
  • per i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, l'individuazione dei criteri da adottare per la cifratura o per la separazione di tali dati dagli altri dati personali dell'interessato.